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甘肃省天然林资源保护工程档案管理细则

作者:添加时间2013-01-11浏览次数:


甘肃省天然林资源保护工程档案管理细则

第一章总则

第一条  为加强和规范天然林资源保护工程(以下简称“天保工程”)档案管理工作,充分发挥档案在工程建设中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,和国家档案局制定的《重大建设项目档案验收办法》、国家林业局、国家档案局共同制定的《林业重点工程档案管理办法》、国家林业局天保办制定的《天然林资源保护工程档案管理办法》和《甘肃省档案管理条例》等规定,结合我省天保工程区实际,制定本细则。

本细则适用于《天然林资源保护工程二期甘肃省实施方案》规划的市(州)级、县(区、市)级工程实施单位。

第二条  天保工程档案是指在天保工程实施过程中直接形成反映工程实施各时期、各环节和有关情况的具有保存利用价值的文字、图像、声音、实物等各种形式和载体的历史记录,是各级林业主管部门和工程实施单位档案全宗中不可或缺的重要组成部分,各级林业主管部门和工程实施单位应当将天保工程档案与其他门类的档案(文书档案、财会档案、设备档案等)一起集中统一管理。

第三条  天保工程档案管理工作是天保工程建设的基础性工作,是收集、整理、保存工程建设中各种形式和载体的历史记录,为日常查阅利用提供方便的综合性工作,应将其纳入工程建设全过程,与工程建设同步进行。

第四条  天保工程档案管理工作实行分级管理。省林业厅监督、检查、指导工程区各市(州)林业主管部门和直属单位的档案工作;各有关市(州、林管局)负责监督、检查、指导所辖县级工程实施单位的档案工作;县级工程实施单位集中保管本单位的全部工程档案,并负责监督、检查、指导辖区内国有林业单位的天保工程档案管理工作。天保工程档案管理工作依法接受国家和各级地方档案行政管理部门的监督、检查、指导。

第二章 组织与职责

第五条  各级天保工程实施单位要切实加强对天保工程档案管理工作的领导,建立天保工程档案管理领导责任制,保证开展工程档案工作所需的资金、设施和设备。

第六条  各级天保工程实施单位和工程主管部门要根据实际情况,配备专人负责收集、整理、记录、保存、归档本部门档案。有针对性地定期或不定期开展档案管理培训工作,保证档案管理队伍的相对稳定。

天保工程档案人员是工程建设的管理人员,依照国家和省级有关规定,其在职务晋升、职称评聘及其他待遇上享受与其他工程管理人员同等待遇。

第七条  各级天保工程管理部门应履行以下工作职责:

(一)贯彻执行国家和省级档案工作的法律、法规和政策。

(二)负责起草制定本级天保工程档案管理实施细则。

(三)负责天保工程档案资料归档前提供利用及归档移交工作。

(四)负责监督、检查、指导辖区内的工程档案工作,并组织对工程档案人员进行业务培训。

第八条  天保工程实施单位内部的相关职能部门,按照职责分工,做好本单位天保工程的档案收集、整理及管理工作。

第九条  天保工程的技术、管理人员是档案资料的收集和提供者,是档案管理工作的重要力量。工程技术、管理人员要及时、完整地收集和提供在工程实施过程中形成的各类资料,交由工程档案人员保管。任何单位和个人不得丢失、损坏或者拒绝归档。天保工程的工程技术、管理人员和档案人员发生变动时,应当严格做好工程档案资料的移交工作。

第十条  各级天保工程实施单位要从源头上抓好工程各类资料的形成、收集、整理、保存工作,并将档案管理纳入工程建设规划、设计、施工、检查、验收和后期管理的全过程。确保工程档案的准确、完整。各级工程档案管理部门要按照分时、分类、分项归档保存,确保工程档案的系统性。

第三章  形成和整理

第十一条  归档文件资料的质量必须符合国家和省有关要求,手工书写用笔仅限于碳素墨水、蓝黑墨水或者质量上乘的签字笔,且字迹工整、图文清楚、数据表格完整准确,签字盖章等具有法律效用的标识要完备,不得随意涂改。

第十二条  凡需归档的录音和计算机存储介质等特殊载体资料要音像清晰,并配以相应的归档目录和说明;凡需归档的照片和图片,要配有简洁的文字说明,用以标明时间、地点、人物、事件;相关同类介质资料之间、各介质资料和文字资料之间要有关联标识。

第四章 分类和归档

第十三条  天保工程档案包括文书档案、技术档案、财会档案等门类。各门类档案按有关规定自编档号,各成体系,分类整理,统一编号。根据分类整理结果和查阅利用的需要,编制案卷目录或者文件目录。

第十四条  归档门类及归档时间

(一)文书档案:政策性文件、办法、机构设置、会议文件等。每年3月底前完成对上年度形成文件资料的归档工作。

(二)技术与管理档案:工程规划、年度计划、实施方案、作业设计 、工程施工、检查验收、后期管理等各环节所形成的报告、请示、通知以及图、表、卡、册、计算机数据等资料。按年度、分类别、分项目归档,每年3月底前完成对上年度形成文件资料的归档工作。

(三)会计档案:会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料。在本会计年度结束之后,由会计部门(或会计人员)按照《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》和国家林业局《林业重点生态工程建设资金会计核算办法》等规定的要求归档。

(四)音像及电子介质档案:参照技术与管理档案归档。

(五)实物档案:在工程建设过程中随时归档。

(六)电子档案:以上档案在归档同时,要按照国家和省级档案主管部门的有关要求建立电子档案。

第十五条  归档内容

(一)工程管理:上级批复的天保工程实施方案,上级下达的公益林建设、森林管护、森林抚育、人员分流安置等方面的年度计划;上级有关部门制定和发布的各种文件、管理办法、技术标准,本级上报的各种文件和资料,制定和发布的各类文件、管理办法、规章制度;机构设置及职能、人员编制、领导任命等行政管理类资料;与上级主管部门和下级单位签订的目标责任书、项目责任书,本级工作总结,领导讲话、会议记要、纪要,会议资料、培训资料;工程自查、复查和核查报告,绩效考评报告,各种统计报表、验收报告资料;宣传报道、先进集体和个人的表彰资料,违法违纪事件的处理资料;案件举报资料及查办结果;工作简讯、简报等。

(二)木材停伐减产:本级森林分类经营区划;上级下达的采伐限额与年度木材生产计划,上级主管部门批复的伐区作业设计,采伐许可证,伐区检查验收资料,木材生产登记台账,年度统计报表等;人工林采伐试点的有关资料等。

(三)公益林建设:公益林建设实施方案;人工造林、飞播造林、封山育林及其他公益林建设项目的作业设计、协议书、合同书、责任书,招投标过程形成的资料,种苗供应的有关资料,施工文件,检查验收资料,施工监理资料,林权证发放情况,后期管护情况和经营利用情况,灾害损失和核销情况等。

(四)森林资源管护:森林资源管护实施方案;管护体系的组织结构,管护人员资料,管护责任书、合同书、协议书,管护项目招投标过程形成的资料;管护区基本情况(责任区、分布图、小班卡片等),管护日志与巡山记录,管护工作检查记录,管护人员培训、考核记录,管护站点、管护设备、管护标牌的建设、使用及维护情况;相关的资金使用情况;违章用火、人畜破坏森林资源等记录和处罚情况,乱砍滥伐林木、乱捕滥猎野生动物、非法毁林开垦和侵占林地等破坏森林资源事件的发生、报告、处理和损失情况,森林病虫害、火情火警、火灾及其他自然灾害的发生、报告、处理和损失情况;林下资源开发与利用情况;保护森林资源宣传活动的记录;森林资源的调查、监测资料等。

(五)国有中幼林抚育:上级主管部门下达的任务及投资计划、制定的实施方案、批复的作业设计,施工合同、协议、责任书、招投标资料,本级森林分类经营区划;上级下达的国有中幼林抚育采伐限额与年度木材生产计划,采伐许可证,木材生产登记台账,检查验收资料,安置职工就业情况,年度统计报表等有关资料。

(六)富余人员分流安置:富余人员分流安置实施方案;在册与在岗职工明细、汇总表,分流到森林资源管护、公益林建设、森林培育、森林抚育、森林旅游、林下资源开发及其他分流渠道的相关情况;下岗职工再就业培训情况、再就业情况,其他下岗职工明细、汇总表,享受经济补偿金、失业保险待遇或者纳入最低生活保障的有关情况;单位职工内部退养、停薪留职、自谋职业等人员的明细、汇总表及相关的合同书、协议书。

(七)社会保障和政社性人员:在册职工离退休人员参加基本养老、医疗、失业、工伤、生育保险明细、汇总表,公检法、文教卫生、社会公益事业等政社性人员明细、汇总表;分离学校、医院等企业办社会机构的执行情况等。

(八)国家级公益林和地方公益林补偿:公益林生态效益补偿资金支付情况,管护合同、责任书、管护记录及检查验收报告等。

(九)资金到位和使用:各级下达的中央资金计划、地方资金计划,资金拨付文件、拨付凭证、会计凭证、会计账簿、财务报告,各项资金使用情况统计表、年度决算及相关资料;公益林建设、国有中幼林抚育等工程项目的结算清单,离退休人员领取养老金的明细、汇总表及凭证,工资及其他经费的支出凭证,国家级公益林和地方公益林补偿兑现支出凭证等。

(十)其他政策执行情况:落实地方政府责任情况,森工企业主辅分离情况;国有林场、国有森工企业改革情况;林区产业开发情况;示范点建设和工程效益监测的有关资料等。

第十六条 保管期限

按档案资料的性质和重要程度,分永久、长期和短期保管。其中,永久为50年以上,长期为15至50年,短期为3至15年。会计档案保管期限依据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》执行。

永久保管的包括:工程实施方案,重要的政策性文件,机构设置与调整,企业改革与改制情况,森林资源调查等基础资料,工程监测评估资料,重大基础设施工程的有关资料,林权和经营权管理情况等。

长期保管的包括:各种政策性文件、管理办法、技术标准,年度计划、作业设计、施工资料、招投标资料、责任书、合同书、协议书,各种明细、汇总表,检查验收资料,施工监理资料,资金拨付情况,支付凭证等。

短期保管的包括:巡山记录、领导讲话、会议资料、培训资料,工作简讯、简报等。

第十七条 各级天保工程实施单位应当充分利用先进技术与手段,配备先进的信息管理设备,积极开展档案信息化建设,方便调阅利用。

第五章  考核与奖惩

第十八条  各级天保工程实施单位要将档案工作纳入下一级工程实施单位的工程年度核查和目标考核,对档案工作不符合要求的,不能评为年度工程实施先进单位。

第十九条  对在工程档案管理过程中取得突出成绩的,林业主管部门应当依据相关规定给予表彰奖励。

第二十条  对违反有关规定,造成档案资料失真、损毁、丢失或者其他不良影响的单位或个人;林业主管部门应当会同档案管理部门予以严肃处理,追究有关领导和档案管理人员的责任。

第六章 附则

第二十一条  各级天保工程实施单位可根据本细则,结合本地实际,制定适合本单位的细则。

第二十二条  本细则由甘肃省林业厅负责解释。

第二十三条  本细则自公布之日起施行。