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标准化建设、规范化管理,扎实做好天保 工程档案管理工作

作者:添加时间2018-06-21浏览次数:


天保工程档案是天保工程建设基础工作的重要组成部分,是全面考核天保工程质量和成效的重要依据。天保工程档案管理工作要遵循“尊重原始、查漏补缺、分类合理、编排有序、目录清楚、装订整齐”的原则,对天保工程所有原始资料,包括工程建设中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、合同、卡片、照片、声像等原始材料,进行详细整理和科学归档立卷,做到分类建档、存放有序、规范管理、保管安全,使天保工程档案管理工作向标准化、规范化和科学化迈进。要做好天保工程档案管理,必须从以下几个方面入手: 一、加强领导,扎实推进。 实施天然林资源保护工程是党中央、国务院从国民经济可持续发展的高度出发,提出的一项功在当代,利在千秋,造福于民的伟大工程。认真做好天保工程档案管理工作,既是国家对工程实施单位的基本要求,也是《档案法》赋予各级工程管理机构和工程实施单位义不容辞的职责。天保工程实施单位要高度重视工程档案管理工作,形成上下一体的工程档案管理体系。首先要成立天保工程档案管理工作领导小组,抽调业务精、工作能力强的工作人员从事档案管理工作。二是要整章建制,建立行之有效的档案管理制度,靠实责任,保证档案管理工作按时、规范、标准。三是要对天保工程档案实行目标管理,签订责任书,建立奖惩制度,增强档案管理人员的责任感,调动工作积极性。四是要强化信息管理,及时掌握反馈各项档案信息,实行档案管理信息化。 二、把握关键,规范管理。 工程档案是工程建设的一个缩影,及时收集整理档案资料,加强档案管理,有利于全面掌握工程建设内容、进展和资金落实使用情况,有利于加强对工程的管理和监督。天保工程建设管理一定要始终把工程档案作为重要组成部分来抓,做到把握重点,规范实施,全过程管理。一要结合实际,科学确定档案内容,按照《天然林资源保护工程档案管理办法》的要求,结合工程实施单位实际,确定档案内容;二要对照档案内容,填平补齐档案资料。对每个年度形成的实施方案、作业设计、管护责任书、管护合同、公益林建设、中幼林抚育、资金使用、检查验收、督查考核等方面各类档案资料,专门组织人员进行收集,特别是涉及生态效益补偿资金兑现、施工合同、招投标资料、年度决算、财务审计等方面相关档案资料,实行专人负责、专人管理、永久保存,确保档案资料的完整性、准确性、真实性和可靠性。文字档案、表卡档案、地图档案、照片档案、视频档案、网络类档案、实物档案等各类档案要齐全,确保档案完整性、准确性和可靠性。对不全面、不系统、不科学的缺项档案,要组织人员进行收集。收集的资料能全则全,能补则补,特殊情况无法补齐的,由相关部门写出书面说明,比如因存放时间长、档案室漏雨、严重破损、无法装档的档案资料;三要按照要求,科学建档立卷。要遵照国家、省《天然林资源保护工程档案管理办法》,对已经掌握的大量原始资料及相关部门提交的材料根据文件的性质、内容,分别按年度、保管期限分类进行整理。属于文件、审批、批复一类的纳入文书档案;属于工程规划、实施方案、作业设计、检查验收一类的项目资料纳入技术与管理档案;会计决算、会计账簿纳入会计档案;音像及电子介质、实物档案纳入其它档案管理。形成比较完整、齐全、具有实用和保存价值的天保工程档案。 三、健全制度,科学管理。 制度是单位和成员共同遵守的办事规程及行动准则。完善的规章制度是完成一切任务的保证,建档工作也不例外。天保工程档案由于涉及面广,时间跨度长,做好这项工作难度很大。为了保证这项工作顺利进行,必须建立健全各项制度,包括《天保工程档案管理制度》、《天保工程档案立卷归档制度》、《天保工程档案保密制度》、《天保工程档案借阅制度》等一系列制度。这些制度的建立,能有效保证档案管理工作顺利开展和档案管理工作的科学化、规范化。为了保证工程档案不积压、不遗失,当年档案资料必须在次年3月底前完成归档立卷,并且采取随时有资料随时归档存档的办法,建档过程中要坚持“四个统一”,即统一档案柜、统一档案盒、统一档案袋、统一编码和代码。同时要建立索引、目录,档案由专人管理。调阅档案时由天保办根据有关要求批准,科学管理,提高档案的利用价值。 四、明确责任,加大投入。 档案管理是一项业务性很强的工作,要想建立高质量、高标准、有使用价值的档案,就必须要明确责任,精心操作,科学管理。首先要开展业务培训,了解《档案法》、《天然林资源保护工程档案管理办法》及建档原则、建档方法等,吃透精神,掌握实质,熟知天保工程档案涉及内容和相关概念,知晓做好具体建档工作的步骤。面对众多庞杂资料,天保工程管理人员和档案管理人员要明确职责分工,确定具体工作任务,各司其职、各负其责,既要分兵把口,又要协同动作和联动配合。建档时采取先易后难、以点带面、分步推进的方法,先从基础资料比较齐全,归类较为清晰的资料入手(如公益林建设等),进行科学归纳整理,建档立卷。掌握建档规律和方法后,再逐步向其它方面推开。同时,还应加大档案管理投入力度,保证所需经费,购置必要仪器设备和用品,如档案柜、档案盒或袋、装订机、打孔机、打印机、扫描仪和电脑,以及防虫、防潮、防火设备,保证建档工作高效开展。 五、开拓创新,超前谋划。 传统档案的建立和管理耗时费力,工作难度相对较大。要充分利用先进档案管理经验和模式,在建立纸质档案的基础上,逐步向音像、光盘等电子介质化档案迈进,努力使天保工程档案管理达到标准化、规范化、科学化和现代化。