为了加强机关文书档案管理，提高案卷质量与利用价值，使档案更好的为全局各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及有关规定，特制定本办法。

     一、立卷、归档

       第一条：凡以管理局党委、管理局行政名义形成的各类文件材料（以下简称文件），分别由党委工作部和管理局办公室负责整理立卷、归档；以部、委、处、室、工会、团委等（以下简称各部门）名义形成的各类文件，由各部门负责整理立卷、归档；各种会议文件，由主要承办部门负责收集、整理立卷、归档。各部门平时要做好文件的收集、整理立卷。文件立卷工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

　　档案室在办公室和秘书科的领导下，对各部门文件立卷工作进行监督和指导。做好应归档文件案卷的接收归档工作。

    第二条：档案室负责集中管理各部门应归档的全部档案案卷。各部门定期向档案室移交归档。任何部门或个人不得分散保存。

    第三条：文件立卷归档范围与重点。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿；声、像、磁带、磁盘等），均属立卷归档范围.在工作活动中形成的反映单位、部门职能活动和上下级机关及其他机关与本单位、本部门主管业务有密切联系的文件，为立卷归档的重点。

    第四条：立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。文件材料的分类，按白林管办字（1995）045号文关于印发《白龙江林业管理局档案文件分类表》进行。

    第五条：立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

    1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

    2、分级别。将文件按其责任者之间的关系分成上级、本级、下级。对有紧密联系的文件，如上级的批复，下级的请示等应与本级文件放在一起。

    3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

    4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。保管期限分为永久、长期、短期三种。

   （1）、永久保存。凡是反映单位、部门主要职能活动和历史面貌的，对生产、经营管理、经济、文化建设、科研与历史研究有长远利用价值的文件，划为永久保存。

    (2）、长期保存。凡是在相当长时间内单位、部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

   （3）、短期保存。凡是在较短时间内单位、部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。

    第六条：文件的组合。文件的组合，要求以问题为主，兼顾其它特征（即责任者、名称、地区、通讯者等特征），使之联系紧密，分级适当，问题单位，年代不混，保管期限划分准确。组合的基本作法如下：

    1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

    2、会议文件应单独组合，根据文件多少，可一会一卷或一会数卷。

    3、统计、报表、名册等文件，一般同一种格式、名称或同一地区的组一卷或数卷。

    4、工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

    5、案件材料，可一案一卷或一案数卷。

    6、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

    第七条：卷内文件的排列。卷内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

    第八条：文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份. 对无保存价值和重份文件，需要销毁的要填写“文件销毁登记表”（附表1），办理销毁手续，文件销毁登记表立卷归档保存。

    第九条：归档时间。部门应于六月底以前，将上年度应立卷归档的文件整理立卷，向档案室移交归档。

    第十条：归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

    1、归档文件齐全、完整。

    2、每个案卷必须填写“案卷文件目录”（附表2）、备考表（附表3），编件号、页号；填写案卷封面（附表4）。填写时用毛笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

   （1）、案卷文件目录填写一式三份，一份置卷内文件之首，二份按案卷归档顺序装订成册作为“案卷文件目录名册”，随案卷移交档案室归档。

   （2）、备考表置卷内文件之尾。   

   （3）、案卷标题（又称案卷名称），拟定案卷标题要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整；必须揭示卷内文件的内容和成份。案卷标题，一般由责任者、问题、文件名称三个部分组成。

    3、案卷的装订应结实、美观。案卷装订不掉页、不压字，不妨碍查阅；去掉文件上的金属物，宽大的纸页要折叠整齐、压平；文件的底边和靠装订线的一侧要敦齐；使用棉线要三孔一线装订，线头结在案卷背后卷皮内。

    4、填写“归档案卷移交清单”（附表5）一式三份，一份留部门，二份随“案卷文件目录名册”移交档案室归档。交接双方必须根据“案卷文件目录名册”“移交清单”清点核对，并分别在移交清单上签字，办理案卷移交归档续。   

    二、档案的管理和利用

    第十一条：档案室按照国家对档案管理的要求，对库藏各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、鉴定与统计等工作。经鉴定小组鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应填写“档案销毁登记表”（附表6），经单位档案主管领导审查批准后，并报上级业务主管单位备案。

     档案室应填写好《档案案卷接收登记簿》（附表7）、《档案案卷目录编号及案卷登记簿》（附表8）、《年度各类档案案卷情况统计表》（附表9）等项统计工作。

    第十二条：档案室档案分类。一个单位在工作活动中形成的全部档案是一个全宗。对档案按全宗实行分类管理。其中，文书档案分类，一般按照年代—组织机构，组织机构—年代和年代—问题，问题—年代等方法进行分类整理与排列。

    第十三条：档案库的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。做到有防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防阳光直射、通风等设施，经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

    第十四条：档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表。

    1、机关业务部门查阅、借阅与业务有关的档案，须经秘书科长或办公室主任批准。

    2、离退休人员查阅档案，须经秘书科长或办公室主管主任批准。

    3、机关以外局属单位查阅、借阅档案，须持所在单位介绍信，经办公室主任签字批准。

    4、林区外单位查阅档案，须经办公室主任或局领导批准。

    5、机关部门职工查阅、借阅人事、纪委档案，须经人事、纪委部门领导批准。

    6、查阅党委或局务会议记录，须经书记或局长批准。

    7、查阅档案，仅限在档案室阅文室进行。

    8、借阅档案应填写“借阅案卷登记表”（附表10）。借阅案卷期限一个月。因特殊情况不能归还，应办理续借手续。案卷用完后应及时归还。

    9、需要复制或摘抄档案，须持本单位介绍信，经办公室主任批准。

    10、档案利用者要如实填写“档案利用效果登记表”（附表11）一张，档案利用结束后及时交档案室存查。

    第十五条：借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，档案人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向主管领导报告，按有关规定处理。

    第十六条：档案人员必须加强业务学习，不断提高业务水平，及时编制、增补必要的检索工具，做到查找及时迅速。

    第十七条：档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好“查阅档案登记表”（附表12）。