中国共产党白龙江林业管理局第四次代表大会设秘书处，负责大会召开及大会闭幕期间有关工作。秘书处在大会主席团和秘书长的领导下开展工作。大会秘书处下设的五个工作组，分别为大会秘书组、组织组、宣传组、会务组、保卫组等大会工作机构。
一、秘书组
组 长：蒋太明
副组长：汪洋 邢社贵
职 责：负责大会有关报告、决议、讲话、议程、日程、主持词和其他重要文件的印制、发送等工作。具体承担在预备会议上的讲话，新当选党委书记和纪委书记的讲话，开幕词、闭幕词等，联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，并及时向大会主席团及秘书长报告。完成秘书处交办的其他工作。
二、组织组
组 长：李甲林
副组长：敬鹏程 李建强
职 责：负责代表资格审查和选举工作方面的事宜。具体承担代表资格审查报告、代表名单名册、选举办法、选票、“两委”委员候选人名单、候选人情况简介，监票人、总监票人、计票人名单，主席团、秘书长、副秘书长名单，代表团编团、临时召集人建议名单及嘉宾、列席人员建议名单印制、发送工作。完成秘书处交办的其他工作。
三、宣传组
组 长：黄新
副组长：刘永江 刘东汉
职 责：负责大会新闻报道等工作。具体承担摄影、摄像和大会选举计票期间视频播放，采制音像存档资料，组织协调记者的采访活动。完成秘书处交办的其他工作。
四、会务组
组 长：王虎成
副组长：王小宁 王万忠 徐广军 向 立
负责会议代表签到和代表到会情况的统计工作。具体承担嘉宾、列席人员的邀请，大会相关人员的接待、车辆安排、就餐，会场布置、各代表团分会场安排、会议各种证件制作、代表材料分发、预备会议席次表、大会席次表、“两委”一次全体会议席次表及后勤保障、环境卫生等工作。完成秘书处交办的其他工作。
五、保卫组
组 长：龚文鹏
副组长：张辉 杨润民 赵正江
职 责：负责参会人员医疗保障和大会期间值班保安工作。协助会务组搞好证件的查验，掌握舆情并做好接访工作，完成秘书处交办的其他工作。
各组工作人员由组长从机关各部门抽调。