为了进一步加强干部档案工作，全面推行干部档案制度化、规范化管理，更好地为干部人事工作、干部任免决策工作服务，特制定本制度。

干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。干部档案的管理范围与干部任免权限相一致。

一、档案材料收集

1、干部档案材料收集，要本着实事求是的原则,着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案。

2、收集范围包括：

（1）在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

（2）自传和属于自传性质的材料。

（3）考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

（4）审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

（5）国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（6）评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

（7）创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

（8）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（9）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

（10）党、团组织建设工作中形成的有关材料：中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1--2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；加入民主党派的有关材料。

（11）表彰奖励活动中形成的有关材料；劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（12）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料；处分决定，免予处分的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。

（13）干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料；干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。

（14）考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料；报考登记表和录用审批表，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

（15）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

（16）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料；因私出国（出境）审批表等材料。

（17）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

（18）健康检查和处理工作事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

（19）办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

（20）其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

3、管理局局属各单位组织、人事等有关部门，应建立健全主动送交干部档案材料工作制度和联系制度，及时送交干部档案材料归档。

4、收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

5、凡不在归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以退回或者销毁。

6、干部归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，左边留2厘米装订线，各类文件不得用使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

7、干部档案材料形成后，必须在一个月内送各级档案管理部门。

二、档案材料鉴别归档

1、收集的干部档案材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

2、需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。

3、对不属于干部档案材料的专业技术档案，纪检档案，文书档案以及属于个人保管的材料应及时转退。

4、归档前仔细查看档案材料是否与档案人相一致，材料不允许缺张、漏页、破损；不符合要求的材料及时退回，重新填写。

5、材料用纸必须符合装订要求。

6、对鉴别后不属于归档的材料，根据内容登记后尽快转出或销毁,避免积压。

7、在抄写档案目录中,每项内容要留有一定的空隙,待今后补充材料时填写，目录字迹要清晰，抄写整齐，标题要与材料一致。

8、对已破损及圆珠笔等填写的材料要进行技术加工或复制。

三、档案查阅借用

1、查阅干部档案，查阅单位应派两名中共正式党员持单位正式介绍信共同查阅。

2、查阅单位事先应填写好《查阅干部档案审批表》，履行查阅干部审批手续，不得仅凭介绍信查阅干部档案。

3、查阅领导干部档案，应填写《查阅干部档案审批表》，经干部科（股）长同意签字后，报分管部长批准。

4、查阅者要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划，借用时间不超过一个月；借出的档案不得擅自转借他人，不得折叠、盗取、撤换档案材料，不准泄露或擅自向外单位公布档案内容。

5、干部档案一般不外借，特殊情况需要借用的，应填写《借用干部档案审批表》，经干部科（股）长同意签字后，报分管部长批准。

6、查阅、借用档案的单位或个人，未经批准不得擅自拍摄复制档案内容；任何个人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。

7、严禁用电话查询和答复档案内容。

四、档案转递

1、干部因工作调动或改变了主管、协管单位时，干部档案的正本应及时转递到干部的主管部门，副本应转递到干部的协管部门。

2、干部档案应通过机要部门转递，或者指派组织干部部门专门取送干部档案；严禁公开邮寄或交干部本人自带。

3、必须填写《干部档案转递通知单》。

4、转出干部档案，必须按规定装订整理完毕，不允许有零散材料，不得扣留材料或分批转出。

5、要填写《干部档案登记簿》，注明转出时间、转往单位、数量、原因、途径等。

6、转递出的干部档案在一个月后没有收到回执，要及时催问，避免丢失。

五、档案检查、统计

1、各级档案管理部门每年要对所管档案进行一次自检、统计，确保管理的干部档案与所管干部相符。凡不符合干部档案管理规定和要求的，应予及时纠正和完善。各级干部档案管理部门，应及时将每年干部人事档案统计核对情况报上一级干部档案主管部门。

2、加强干部人事档案的法制化管理，凡对干部档案私自涂改的，要对当事人进行批评教育，情节严重者应给予党纪、政纪处分。

3、干部人事档案如有遗失现象要追究有关人员的责任。

4、干部调动、退离休、死亡后，应及时进行档案转递、分类保管，随时做好接收转出变动情况的登记以及档案数字统计。

六、档案安全保密

1、干部人事档案是党和国家的重要机密，必须严格按照国家《档案法》、《保密法》的有关规定，进行严密的科学保管。

2、为了确保干部档案的绝对安全，应经常检查防水、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施，保持库房清洁和库内适宜的温湿度（温度12-24摄氏度，相对湿度45-65%）。

3、经清理需要销毁的材料要妥善保管，并按档案材料销毁制度进行销毁。

4、干部档案的保管、借阅、转递，必须建立严格的登记制度，确保干部档案的安全、保密和完整。

5、转递干部档案必须通过机要传递或由两名中共党员专送。任何个人不准携带档案材料进入公共场所。

6、干部档案管理要严格遵守保密制度，不准用电话索取和提供干部的有关情况，以及涉及政治历史或其他重要问题的材料；无关人员不得进入档案库房。

7、严禁个人私自留存他人的档案，对利用档案材料营私舞弊者，应视情节予以严肃处理。

七、档案材料销毁

1、收集的干部人事档案材料经过鉴别后属于重复或者不应归入干部档案的材料，以及无保留价值的材料要进行销毁。

2、销毁材料应进行登记，注明标题和简要内容，形成时间和销毁理由。

3、销毁材料必须经干部科（股）长签字同意报分管部长批准后方可销毁。

4、销毁材料时必须有两名中共正式党员负责监销。

5、任何个人不得以任何借口销毁干部档案材料。

6、妥善保管销毁干部档案材料登记册，以备查找。

7、销毁材料必须到保密部门指定的场所进行销毁。

八、档案管理人员职责

1、拥护党的路线、方针、政策，坚持四项基本原则，认真学习专业知识，努力提高思想政治水平。

2、热爱本职工作，恪守职业道德，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力；开展调查研究，了解干部档案工作情况，帮助基层单位解决档案工作中存在的问题，积极为干部工作服务，为改革开放和经济建设服务。

3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密制度，切实维护干部档案的完整齐全，做到不泄露档案内容。

4、坚持原则，严格遵照干部档案管理的各项规章制度办事，不断改善管理手段和方法，加强基础建设，为党的干部工作提供有效的服务。

5、认真做好干部档案材料的收集、鉴别、整理归档和查阅、借阅、转递工作，定期向档案馆移交死亡档案。

6、干部档案工作人员调动时，必须做好档案材料和业务文件的交接工作以保证干部档案的顺利开展。